Google Forms es una de las herramientas que Google nos pone a nuestra disposición de forma gratuita que puede resultar muy útil en muchas ocasiones. Podemos pensar que hacer una encuesta queda relegado únicamente a trabajos académicos, o actos empresariales. Sin embargo, puede ser algo muy útil en numerosas ocasiones de nuestra vida cotidiana. Imaginemos que queremos hacer una reunión de cuadrilla y necesitamos saber cuántas personas irán incluyendo adultos y niños. En esta situación, a través de mensajes de WhatsApp puede resultar algo engorroso revisar mensajes antiguos para hacer la lista. De esta manera, podemos realizar una encuesta a través de Google Forms y compartirla por Gmail, y así obtendremos una respuesta la cual podemos consultar en cualquier momento sin necesidad de buscar mensajes antiguos.
En este artículo os explicamos detalladamente cómo hacer un formulario en Google y cómo compartirlo.
Antes de comenzar debemos asegurarnos de que tenemos iniciada la sesión de Google en nuestro navegador. Seguidamente tecleamos “Google Forms” en el buscador y nos aparecerá el servicio de Formularios de Google. Veremos una pantalla como la siguiente.
Como podemos observar, tenemos diversas opciones para crear. Google nos ofrece una variada selección de plantillas que son muy útiles dependiendo de la finalidad con la que queremos hacer la encuesta. Siguiendo el ejemplo anteriormente dado, la plantilla “Confirmación de asistencia” es perfecta para la encuesta que necesitábamos hacer. De todos modos, aquí os enseñaremos a crearla desde cero, así que pinchamos en la opción “En blanco”. La siguiente pantalla que encontramos la vemos a continuación.
Aquí vemos las diversas opciones que nos ofrece. De manera automática, se ha generado un título y una pregunta en blanco. Primero debemos introducir el título del formulario, y, si queremos, podemos escribir una descripción del asunto. En la barra de la derecha se abren las diferentes opciones que disponemos para añadir nuevos aspectos al formulario. Las tres principales opciones son las señaladas por las flechas. Podemos, con un solo click, añadir una nueva pregunta, añadir un título nuevo, o si lo preferimos, crear una nueva sección dentro del formulario. Con estas opciones podemos variar el diseño de la encuesta a nuestro gusto.
Una vez sabemos cómo añadir preguntas y secciones, la cuestión es, ¿Cómo editamos las preguntas? Bien, lo primero es introducir el título de la pregunta que queremos hacer. Tras este paso editaremos su formato haciendo click en la pestaña “varias opciones” dentro de la casilla de preguntas, y se abrirá el siguiente desplegable.
Dentro del desplegable vemos las distintas opciones que tenemos disponibles. Empezamos de arriba hacia abajo. Las dos primeras opciones nos permiten demandar respuestas largas o cortas de desarrollo escrito. El siguiente bloque nos permite elaborar una pregunta en la que el receptor debe elegir entre distintas opciones. La casilla varias opciones nos deja escribir distintas casillas y se puede responder seleccionando únicamente una de ellas. La siguiente opción “casillas”, permite al receptor elegir varias de las opciones que estén disponibles. Y, por último, la casilla “desplegable” nos permite escribir diversas opciones de las cuales una única respuesta será elegida mediante un desplegable.
Otra opción disponible es la escala lineal, en la que el receptor puede calificar la pregunta deseada en una escala (por ejemplo, del 0 al 5). Con las opciones de cuadrículas, podemos hacer una pregunta siguiendo las dinámicas anteriormente citadas, pero en caso de haber demasiadas opciones entre las que seleccionar, este formato es más visual y cómodo para responder. Por último, tenemos disponibles las opciones de fecha y hora, en las cuales el receptor responde únicamente una fecha y una hora, tal y como especifica su nombre.
Una vez la encuesta está hecha, solo queda mandarla a los destinatarios, y el proceso es muy fácil. Para enviar el formulario por correo, solo tenemos que pinchar en la casilla morada “enviar” en la esquina superior derecha, y se abrirá la siguiente pestaña.
En esta pestaña podemos escribir todos los correos electrónicos a los que queremos enviar el formulario, junto al asunto y el mensaje que queremos que llegue en el correo. Así, al compartir el formulario, podremos empezar a recibir las respuestas. Estas respuestas quedarán registradas dentro del formulario y podremos consultarlas en cualquier momento clicando en la opción “Respuestas”, la cual está únicamente activa para los miembros que han creado el formulario.
En este caso las respuestas son 0, ya que no se ha recibido respuesta. En el caso de haber recibido respuestas podremos ver las estadísticas de todas las respuestas en conjunto, así como individualmente de cada destinatario. Lo cual nos permite tener un control sobre los datos en general, así como individualizados en cada persona que haya rellenado el formulario.
Google Forms es una herramienta muy útil y sencilla que puede ayudarnos en diversos momentos en nuestra vida cotidiana, así como facilitar la recopilación de información necesaria para eventos y tareas académicas entre otros. Con estos sencillos pasos, crear un formulario y compartirlo está al alcance de todos nosotros.
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